Alkaa ärsyttää. Mietin, onko toisessa päässä kiire. Onko hän kipeänä? Eikö vaan kiinnosta? Enkö minä ja asiani ole niin tärkeä, että ansaitsisin vastauksen? Menikö viesti perille? Kiukuttaa jo tosissaan. Microsoftin tutkimuksessa 40% vastaajista kertoi ärsyyntyvänsä, kun meiliin ei vastata - en siis ole yksin.
Vaikka viestinnässäkin pitäisi kohdella muita niin kuin tahtoo itseään kohdeltavan, syyllistyn itse tasaisin väliajoin vastaamattomuuteen. Syy on useimmiten joku näistä:
- Vähän kiire, täytyy miettiä vastausta tai selvittää lisätietoja, palaan tähän myöhemmin.
- Äh, hankala kysymys. Pitää vastata jotain, mistä kysyjä ei tule ilahtumaan. Täytypä miettiä vastaus huolellisin sanakääntein. Palaan tähän myöhemmin.
- On jotain tärkeämpää tai mukavampaa tekemistä. Palaan tähän myöhemmin.
- Niin, piti palata myöhemmin, mutta se vaan jäi. Sori!
Soittaminen tai hihasta nykäiseminen edistää tietysti asioita parhaiten. Jos viestintää ja asioita täytyy kuitenkin hoitaa sähköpostilla ja ymmärrät, että vastauksen viivästyminen saa vastapuolelle herneet nenään ja asiakaspalvelukokemuksen pakkaselle, kokeile näitä:
- Älä vilkuile sähköpostia koko ajan. Jos sinulla ei ole aikaa vastata viesteihin, anna viestien olla. Varaa aikaa muutaman kerran päivässä, jonka aikana hoidat sähköpostista tulevat tehtävät niin pitkälle kuin mahdollista.
- Tee sähköpostin käsittelyyn sääntöjä: tietyiltä henkilöiltä tulevat viestit voi korostaa värillä tai lipulla. Silloin ne on helpompi poimia ohituskaistalle käsittelyyn.
- Jos asioita täytyy jättää myöhemmäksi, vastaa lyhyesti, että palaat asiaan pian.
- Jos joku muu voi auttaa, delegoi.
- Käytä sähköpostiohjelman tehtävälistaa, tägää sähköpostille tehtävä, jolla on deadline.
- Varaa isommalle selvitystehtävälle kalenterista kolo ja hoida homma pakettiin.
- Deletoi tai kansioi käsitellyt viestit pois inboxista.
Sähköpostihässäkän hallintaa neuvovat mm. Lifehack, Harward Business Review ja 925 Design. Sähköpostia käytetään ihan liikaa, sen sijaan voisi käyttää muita välineitä, mutta se on kokonaan toisen postauksen aihe.
Viestejä tippuu sähköpostin lisäksi monesta muusta lähteestä - jaa omat niksisi viestikaaoksen hoitamiseen!
0 Kommenttia:
Lähetä kommentti